22 жовтня у Верховній Раді зареєстровано законопроект № 14141 «Про внесення змін до КЗпП щодо електронного документообігу при працевлаштуванні».
Законопроект вносить одну, але ключову зміну — до частини четвертої статті 24 КЗпП України, яка визначає порядок укладення трудового договору з працівником у вигляді електронного документа.
Основна мета — узаконити електронний формат укладання трудового договору та врегулювати порядок ідентифікації працівника в електронній середовищі.
На сьогодні частина 4 статті 24 КЗпП прописана так, що при оформленні на роботу потрібна присутність працівника, щоб подати документи в паперовій формі (заяву про прийняття на посаду, підписання письмового трудового договору, ознайомлення з наказом та умовами праці, в тому числі з посадовою інструкцією, правилами внутрішнього трудового розпорядку тощо), подати документи (паспорт, трудова книжка, військовий квиток тощо).
Наразі відповідно до ст.24 КЗпП України при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати:
- паспорт або інший документ, що посвідчує особу,
- трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування,
- документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію)
- документ про стан здоров'я,
- відповідний військово-обліковий документ
- та інші документи.
Пропонується викласти частину 4 статті 24 КЗпП у новій редакції, яка передбачає:
1. Можливість укладання трудового договору в електронній формі.
При укладенні трудового договору у вигляді електронного документа, ідентифікація (посвідчення) особи працівника здійснюється шляхом підписання трудового договору кваліфікованим або удосконаленим електронним підписом.
Тобто, працівник може подати документи в електронному вигляді, а підписати трудовий договір можна за допомогою електронного підпису.
2. Більше врегулювання електронного обміну кадровими документами
Сторони можуть домовитися про:
- створення, пересилання та зберігання електронних документів,
- ведення документообігу в електронній формі,
- але лише за взаємною згодою та з дотриманням вимог Законів «Про електронні документи та електронний документообіг» «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».
Що це означає на практиці:
- можна укладати трудовий договір дистанційно без фізичного підпису,
- підтвердження особи можливе через електронну підпис,
- подання документів працівником можна в електронному форматі,
- більше запровадження електронного обміну кадровими документами,
- можна вести кадровий архів в електронній формі, менше паперів, всі кадрові документи можна оформити електронно
Але треба врахувати ризики, наприклад, необхідність технічного забезпечення як у роботодавця (КЕП, система обміну документами), так і у працівника (електронний підпис, інтернет, компʼютер тощо). Треба подбати про зберігання та доступу до архіву е-документів.
Якщо зміни будуть прийняті, рекомендую роботодавцям завчасно:
1) підготувати політику електронного документообігу, де прописати хто і як працює з КЕП,
2) обновити шаблони трудових договорів, додавши пункт: «Сторони домовилися про ведення електронного документообігу відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»,
3) забезпечити працівників КЕП/УЄП – через «Дію» або інші акредитовані центри,
4) перевірити кадрову систему: чи підтримує електронні підписи та зберігання документів.
5) Розробити інструкцію для HR-відділу: порядок укладання, підписання, зберігання та перевірки електронних документів.
Законопроект № 14141 «Про внесення змін до КЗпП щодо електронного документообігу при працевлаштуванні» - це логічний крок у диджиталізації трудового права. Він закріплює право сторін обирати електронну форму трудового договору, запроваджувати чіткий механізм електронної ідентифікації через КЕП/УЄП, погоджує КЗпП із законами про е-документи, зменшує формалізм і відкриває можливість повноцінного онлайн-працевлаштування.