Останні 3 роки засоби електронної комунікації активно впроваджуються у юридичну практику та їх використання стало майже буденністю. Каталізаторами таких процесів, спочатку, стали карантинні заходи, а тепер – і війна, яка змусила багатьох з нас працювати дистанційно.

Тим не менш, недосконале законодавче регулювання електронного документообігу все ще не дозволяє повністю використовувати потенціал електронної комунікації.

У якості прикладу наведу ситуацію, коли одна із прокуратур повернула мій адвокатський запит, підписаний електронним підписом та надісланий на електронну пошту такої прокуратури. У якості підстав для повернення запиту зазначено, що він не відповідає вимогам щодо обов'язкових реквізитів, однак конкретики щодо такої невідповідності не було повідомлено. Відтак, покладаючись на свою інтуїцію, я надіслав запит у письмовій формі поштою і його було розглянуто.

Проте, у інших випадках таких проблем не виникало і органи державної влади відповідали на адвокатський запит, надісланий у електронній формі. То чи має право адвокат направляти адвокатський запит у електронній формі?

Відповідно до ч. 1 ст. 5 Закону України «Про електронні документа та електронний документообіг», електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Згідно із ч. 2 ст. 6 цього ж Закону, накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

В свою чергу, ст. 24 Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність» визначає, що адвокатський запит — письмове звернення адвоката до органу державної влади, органу місцевого самоврядування, їх посадових та службових осіб, підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та підпорядкування, громадських об’єднань про надання інформації, копій документів, необхідних адвокату для надання правової допомоги клієнту.

Хоча Закон України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність» не конкретизує, що є письмовим зверненням, за аналогією закону можливо застосувати положення ст. 5 Закону України «Про звернення громадян», яка визначає електронне звернення як різновид письмового.

Відтак вважаю, що надсилання адвокатського запиту у електронній формі з накладеним електронним підписом адвоката є правомірним і у визначених законом можливих адресатів є обов’язок розглядати такі запити на рівні із запитами у паперовій формі.

При цьому, для електронного адвокатського запиту мають бути дотримані ті ж вимоги, що і для запиту у паперовій формі – до нього має бути додано посвідчену електронним підписом копію свідоцтва про право на заняття адвокатською діяльністю, а також підписані електронним підписом ордер або доручення органу (установи), уповноваженого законом на надання безоплатної правової допомоги.

З технічної точки зору, усі наведені дії можливо успішно виконати за допомогою Єдиного державного вебпорталу електронних послуг «Дія» за посиланням https://diia.gov.ua/services/pidpisannya-dokumentiv або скористатись іншим аналогічним сервісом.

Нажаль, у такого способу надіслання адвокатських запитів є недолік: яким чином встановити достовірну та офіційну електронну адресу отримувача запиту?

Що стосується суб’єктів владних повноважень, то ця проблема вирішується Єдиною базою даних електронних адрес, номерів факсів (телефаксів) суб’єктів владних повноважень, Положення про яку затверджено постановою КМ України від 05.01.2011 №5 (далі – Положення).

Відповідно до п. 18 Положення, право доступу та користування інформацією про суб'єктів владних повноважень, що міститься у Єдиній базі даних, мають усі заінтересовані особи. Доступ до зазначеної інформації здійснюється безоплатно через веб-сторінку, адреса якої розміщується на офіційному веб-сайті ДСА.

Окрім того, на офіційних сайтах суб’єктів владних повноважень завжди вказується контактна електронна адреса, яку можна використовувати для надіслання адвокатських запитів у електронній формі.

Що стосується інших організацій, підприємств та установ, то тут питання складніше.

З одного боку, електронна пошта визначена у Законі України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань» як інформація, що міститься у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань.

З іншого боку, вказування такої інформації не є обов’язковим, оскільки електронна пошта визначається як альтернативний засіб зв’язку із юридичною особою окрім телефону.

Також слід звернути увагу, що юридична адреса (місцезнаходження юридичної особи) на рівні закону визначена як фактичне місце ведення діяльності чи розташування офісу, з якого проводиться щоденне керування діяльністю юридичної особи (переважно знаходиться керівництво) та здійснення управління і обліку.

Таке визначення надає юридичній адресі, як обов’язкового атрибуту юридичної особи, офіційного статусу із відповідними правовими наслідками щодо отримання чи неотримання листування.

Тому, на мою думку, у процесі розвитку законодавства щодо електронного документообігу є логічним запровадження поняття «електронної юридичної адреси», за якою юридична особа отримує електронне листування та вважатиметься офіційно повідомленою у разі надіслання за такою електронною адресою. А поки цього немає – до юридичних осіб, що не мають статусу суб’єкта владних повноважень, ефективніше спрямовувати адвокатські запити у паперовій формі.

Підготував адвокат Бєрьозка Юрій, співзасновник юридичного онлайн-сервісу EasyDocs