Лектор докладно проаналізувала разом з учасниками застереження про відшкодування, а саме:

1. Introduction to Reimbursement Clauses – Загальна характеристика застережень про відшкодування.

2. Key Elements of Reimbursement Clauses – ключові складові елементи застережень про відшкодування.

3. Drafting and Negotiating Reimbursement Clauses – підготовка та оформлення застережень про відшкодування.

4. Risk Management and Legal Considerations – мінімізація ризиків та правові обґрунтування.

У рамках характеристики застереженнь про відшкодування акцентовано на наступному:

1. Introduction to Reimbursement Clauses – Загальна характеристика застережень про відшкодування

A reimbursement clause is a contractual provision (AKA section of the written agreement) that obligates one party to repay or compensate (like to return or cover) the other for specific expenses (витрати), costs (збитки – вартість), or losses (втрати) incurred during the performance of the agreement while fulfilling the terms of the agreement.

It generally specifies what can be repaid, under what circumstances, and within what timeframe, providing a clear framework for financial responsibility between the parties

The word "reimbursement"originates from Late Latin: Reimbursare — a compound of the Latin prefix re ("again, back") and bursa ("purse" or "money bag").

So, reimbursement literally means “to put back into the purse” — in other words, to repay money that has been spent or lost.

This word entered Middle French as rembourser, and then into English in the 16th–17th centuries as reimburse and reimbursement.

Reimbursement is quite formal — common in law, business, insurance, and healthcare. In everyday speech, people often say “I’ll pay you back” instead of “I’ll reimburse you”. Using reimburse in a casual conversation can sound overly bureaucratic (“I’ll reimburse you for the pizza” sounds like you’re filing an expense claim for dinner with friends).

2. Key Elements of Reimbursement Clauses – ключові складові елементи застережень про відшкодування

Here arethe three main players typically involved in the implementation of the reimbursement clause in a contract:

1. Paying Party (Reimburser): The party who agrees to compensate or repay expenses (e.g., employer, client, principal).

2. Receiving Party (Reimbursed/Claimant): The party who incurs costs and is entitled to seek reimbursement (e.g., contractor, employee, agent).

3. Third-Party Provider (Expense Originator): An external entity or vendor that provides the goods or services leading to the reimbursable expense (e.g., hotel, airline, supplier).

In legal contexts, reimbursement can be one-way or two-way:

• Employer - Employee: expense claims, medical costs, relocation expenses.

• Employee - Employer: return of training costs, relocation costs, bonuses if contractual conditions are not met.

Invalidation of an Excessive Reimbursement Clause: In a notable decision on 20 March 2025, the Court of Cassation of Luxembourg ruled that a disproportionate reimbursement clause, which imposed an excessive financial burden on an employee seeking to resign, was unenforceable as contrary to public policy. Clauses designed as a deterrent, rather than a fair reimbursement, will not withstand judicial scrutiny in Luxembourg.

The “Penny Reimbursement” in the UK (1970s): In the 1970s, a British civil servant accidentally overpaid a worker by exactly one penny on their wages. Being extremely proper, the payroll office sent a formal letter explaining the overpayment and requesting reimbursement. The worker took it very seriously, taped a one-penny coin to a postcard, and mailed it back. The post office, of course, charged the payroll office more than one penny in postage to receive it — so the government technically lost money trying to recover it.

3. Drafting and Negotiating Reimbursement Clauses – підготовка та оформлення застережень про відшкодування

Typical collocations:

1. Full reimbursement: Повне відшкодування.

• Значення: Повне відшкодування загальної витраченої або належної суми.

• Типове вживання: «Працівник має право на повне відшкодування всіх затверджених дорожніх витрат. На противагу положенням про не відшкодування до прикладу транспортних витрат, якщо вони не охоплюються визначення зеленої подорожі. Часто зустрічається в пунктах, що гарантують, що на заявника не залишається жодного тягаря витрат.

• Український еквівалент: повне відшкодування.

• Нюанс: Підкреслює 100% покриття — без відрахувань або Typical collocations: full reimbursement partial reimbursemen.

2. Partial reimbursement: Часткове відшкодування.

• Значення: Відшкодування лише частини витрат, часто через ліміти полісів, фінансові обмеження граничними сумами відшкодування або якщо мали місце витрати, які заздалегідь були визначені як такі, що не покриваються зворотнім фінансуванням.

• Типове використання: «Буде надано лише часткове відшкодування витрат, що перевищують добові».

• Поширене в правилах добових, страхових полісах та угодах про розподіл витрат.

• Нюанс: Може вимагати чіткого визначення того, який відсоток або сума покривається, щоб уникнути суперечок.

3. Reimbursement request: Запит на відшкодування.

• Значення: Офіційне звернення з проханням про відшкодування витрат, що підлягають оплаті.

• Типове використання: «Працівники повинні подати запит на відшкодування протягом 30 днів з моменту виникнення витрат».

• Включає форми, квитанції та підтверджувальну документацію.

• Український еквівалент: заявка на відшкодування/запит на відшкодування

• Нюанс: У юридичних текстах це часто пов'язано з процедурними вимогами — термінами, типом форми та документальними доказами.

4. Reimbursement policy: Політика відшкодування витрат.

• Значення: Офіційний звід правил, що регулюють, що може бути відшкодовано, в якому обсязі та за яких умов.

• Типове використання: «Ця Політика відшкодування застосовується до всіх співробітників, які здійснюють відрядження компанії».

• Вказує на допустимі витрати, процеси затвердження та заборонені претензії.

• Нюанс: Часто це додаток до основного договору або частина посібника компанії; служить довідковим документом для вирішення спорів.

3. Drafting and Negotiating Reimbursement Clauses – підготовка та оформлення застережень про відшкодування

Choosing the Right Preposition in Reimbursement Clauses:

The choice of preposition after “reimbursement” can subtly shift its meaning, especially in legal or formal contexts. While casual speech rarely pays attention to these nuances, in contracts, policies, and court decisions, the preposition often signals who is paying, for what, and in which direction the money flows.

1. “Reimbursement for”– Purpose or object of repayment.

• Загальне значення: зосереджується на тому, що покриває відшкодування — витрати, збитки або вартість, що відшкодовуються.

• Поширене вживання: найбільш природне та поширене в повсякденній англійській мові, а також широко використовується в управлінні персоналом, фінансах та страхуванні.

• Юридичне значення: визначає категорію витрат, що підлягають відшкодуванню.

Example:

• Employees are entitled to reimbursement for travel expenses incurred during business trips.

• (Legal) The claimant seeks reimbursement for medical expenses as specified in Section.

Effect: This preposition makes the reimbursed expense the center of attention — you’re highlighting the cause or item of the payment.

2. “Reimbursement of”– Amount or sum being repaid.

• Загальне значення: зосереджується на фактичній сумі грошей або загальній поверненій сумі, а не на меті.

• Поширене використання: дещо більш формальне, частіше зустрічається в юридичних текстах, бухгалтерських звітах та арбітражних рішеннях.

• Юридичне значення: може означати більш точне, кількісне відшкодування та поширене в пунктах, що описують реституцію або стягнення сум.

Example:

• The tenant is entitled to reimbursement of the €5,000 deposit.

• The defendant shall make reimbursement of all amounts paid under the disputed invoice.

Ефект: Це формулювання звучить точніше та схоже на документ — типово для судових рішень або угод, де сума вже визначена.

3. “Reimbursement to”– Direction of payment.

• Загальне значення: вказує, хто отримує відшкодування.

• Поширене використання: рідше використовується окремо, часто з'являється зі словосполученнями «of» або «for» для створення ясності у формальних положеннях.

• Юридичне значення: може бути вирішальним для визначення бенефіціара відшкодування в контрактах або судових рішеннях.

Example:

• Reimbursement to the employee shall be made within 30 days.

• The reimbursement to the claimant of litigation costs is ordered.

Clarifies direction — avoids ambiguity about whether payment goes to the claimant, the lawyer, or a third party.

4. “Reimbursement from”– Source of repayment.

• Загальне значення: вказує, хто сплачує відшкодування або звідки воно надходить.

• Поширене використання: частіше зустрічається в адміністративному та страховому контекстах.

• Юридичні наслідки: встановлює відповідальність — важливо, коли відповідальність можуть нести кілька сторін.

Example:

• She received reimbursement from the insurance company.

• The plaintiff is entitled to reimbursement from the defendant for all damages suffered.

Effect: Used to pin down the payer’s identity — crucial when multiple parties are in dispute.

5. “Reimbursement against”- Links payment to a condition or evidence.

Example: Reimbursement against submission of original receipts and invoices only.

• Links payment to a condition or evidence.

• Procurement contracts, grant funding.

Reimbursement against submission of original receipts and invoices only.

Reimbursement against submission of original receipts and invoices only - Відшкодування коштів лише за умови (на противагу) надання оригінальних квитанцій та рахунків-фактур.

Emphasizes conditionality - Підкреслює умовність — повернення коштів відбувається лише за умови надання певних доказів.

Вибір правильного прийменника в пунктах про «відшкодування» може уникнути суперечок. Ці відмінності стають критично важливими в двомовних контрактах, оскільки в таких мовах, як французька (remboursement), німецька (Erstattung) або українська (відшкодування), один прийменник може не перекладатися однозначно, що призводить до неоднозначності, якщо це не уточнено чітко.

4. Risk Management and Legal Considerations – мінімізація ризиків та правові обґрунтування

Relevant EU Directives on Force Majeure:

• Consumer Rights Directive (2011/83/EU): While not explicitly about force majeure, this directive includes provisions related to consumer contracts and circumstances under which consumers may be released from their contractual obligations due to circumstances beyond their control - хоча ця директива прямо не стосується форс-мажору, вона містить положення, що стосуються споживчих договорів та обставин, за яких споживачі можуть бути звільнені від своїх договірних зобов'язань через обставини, що знаходяться поза їхнім контролем.

• Public Procurement Directives (2014/24/EU and 2014/25/EU): These directives address public procurement procedures and may include provisions related to force majeure in the context of public contracts - ці директиви стосуються процедур державних закупівель і можуть містити положення, пов'язані з форс-мажором у контексті державних контрактів.

Act of God:

1. This term is often included in force majeure clauses and typically refers to natural disasters or other events outside human control. Цей термін часто включається до положень про форс-мажор і зазвичай стосується стихійних лих або інших подій, що знаходяться поза контролем людини.

2. However, its interpretation can vary, and there may be disputes over whether a specific event qualifies as an "Act of God" under the contract. Однак його тлумачення може відрізнятися, і можуть виникати суперечки щодо того, чи кваліфікується конкретна подія як «стихійне лихо» згідно з договором.