Процесуальні строки та доступ до матеріалів справи в е-судочинстві
Про процесуальні строки та доступ до матеріалів справи в е-судочинстві розповіла адвокат, заступниця голови Комітету НААУ з питань електронного судочинства та кібербезпеки адвокатської діяльності Тетяна Рабко під час заходу з підвищення професійного рівня адвокатів, що відбувся у Вищій школі адвокатури НААУ.
Матеріали заходів
09.09.2025

Лектор докладно проаналізувала разом з учасниками процесуальні строки та доступ до матеріалів справи в е-судочинстві, а саме:

1. Відсутність матеріалів в електронній справі як перешкода реалізації права на судовий захист.

2. Процесуальні аспекти реєстрації документів, поданих через «Електронний суд».

3. Перебіг процесуальних строків при отримані документів у підсистемі «Електронний суд» та інструменти перевірки для відліку процесуальних строків.

У рамках характеристики процесуальних строків та доступу до матеріалів справи в е-судочинстві акцентовано на наступному:

1. Відсутність матеріалів в електронній справі як перешкода реалізації права на судовий захист

Згідно із п. 29 Положення про порядок функціонування окремих підсистем Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи: У разі подання до суду документів в електронній формі учасник зобов’язаний у випадках, визначених процесуальним законодавством, надати доказ надсилання іншим учасникам справи копій поданих до суду документів.

Відповідно до п. 124 Положення про порядок функціонування окремих підсистем Єдиної судової інформаційно телекомунікаційної системи: У разі надходження заяви учасника справи щодо ознайомлення з матеріалами справи чи окремими документами в електронному вигляді через підсистему «Електронний суд» суд, який отримав таку заяву, забезпечує сканування відповідних матеріалів справи чи окремих документів у паперовій формі, що перебувають у такому суді, та долучає їх до матеріалів електронної судової справи.

У разі відсутності відповідного клопотання учасника справи суд забезпечує сканування матеріалів справи в паперовій формі та долучення їх до матеріалів електронної судової справи з урахуванням наявних у суді можливостей та в разі передання справи до суду іншої інстанції.

Якщо інший учасник справи зобов’язаний зареєструвати електронний кабінет, але не зареєстрував його, учасник справи, який подає документи до суду в електронній формі з використанням електронного кабінету, звільняється від обов’язку надсилання копій документів такому учаснику справи. Суд, направляючи такому учаснику справи судові виклики і повідомлення, ухвали у випадках, передбачених процесуальним Кодексом, зазначає у цих документах про обов’язок такої особи зареєструвати свій електронний кабінет та можливість ознайомлення з матеріалами справи через Єдину судову інформаційно комунікаційну систему або її окрему підсистему (модуль), що забезпечує обмін документами. Зазначене не розповсюджується при розгляді адміністративних справ на учасників, які є суб’єктами владних повноважень (ч. 9 ст. 44 КАС України, ч. 7 ст. 43 ЦПК України, ч. 7 ст. 42 ГПК України).

Судова практика:

  • Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Першої судової палати Касаційного цивільного суду від 29 січня 2025 року по справі №752/23008/23: Суд зобов`язаний був завантажити в систему ЄСІТС матеріали цивільної справи. Натомість, районний суд не лише не завантажив матеріали справи в систему ЄСІТС, а й взагалі не відповів на заяву відповідачки, що вочевидь перешкодило ОСОБА_1 в ознайомленні з матеріалами справи та подання відзиву на позов, що є суттєвим порушенням її права та обов`язків, передбачених нормами ЦПК України, а також вимоги статті 6 Конвенції щодо справедливого судового розгляду.
  • Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Касаційного господарського суду від 14 жовтня 2024 року по справі № 910/19592/23: Права відповідача, який не зареєстрував електронний кабінет, не порушуються у разі не направлення йому позивачем паперової копії позовної заяви при поданні позову з використанням підсистеми «Електронний суд». Відповідач несе певні негативні наслідки невиконання обов`язку з реєстрації електронного кабінету. Ці наслідки прямо передбачені ГПК України, вони є збалансованими та пропорційними, тобто не порушують основоположні принципи господарського процесу.
  • Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду від 07 січня 2025 року по справі № 500/3926/24: У цій справі відповідач належить до суб`єктів, визначених частиною шостою статті 18 КАС України та має зареєстрований «Електронний кабінет», а отже в силу пунктів 29, 37 підрозділу 2 «Підсистема «Електронний суд», документ сформований в системі «Електронний суд» відповідач мав отримати в «Електронному кабінеті» через підсистему «Електронний суд» в автоматичному режимі. Тобто мета повідомлення іншого учасника справи про подання до суду документів у справі, на що власне і спрямовані приписи частини дев`ятої статті 44 КАС України, у цьому випадку досягнута.
  • Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду 06.02.2025 року по справі № 521/22662/23: Реєстраційна картка в електронній справі, сформованій судом першої інстанції, містила неправильні ідентифікаційні дані відповідача у справі, направлення документів у справі № 521/22662/23 в електронній формі в автоматичному порядку належній особі здійснено не було. Наведені свідчить про помилковість висновків П`ятого апеляційного адміністративного суду про прийняття довідки Малиновського районного суду м. Одеси про доставку рішення суду до електронного кабінету як належного доказу отримання відповідачем копії судового рішення суду першої інстанції саме 13 січня 2024 року та наявність у відповідача можливості оскаржити таке рішення суду з дотриманням десятиденного строку.

Якщо в матеріалах справи містяться документи в електронній формі, суд має забезпечити ознайомлення з такими документами в приміщенні суду з використанням відповідних засобів інформатизації за наявності технічної можливості (п. 126 Положення про порядок функціонування окремих підсистем Єдиної судової інформаційно телекомунікаційної системи):

  • Постанова Турійського районного суду Волинської області від 06 грудня 2024 року по справі № 169/1111/24: До обов`язку суду при надходженні заяви учасника справи щодо ознайомлення з матеріалами справи в електронному вигляді через підсистему «Електронний суд» належить забезпечення сканування відповідних матеріалів справи саме у паперовій формі. Зміст заяви також свідчить про те, що стороні захисту була надана можливість ознайомитися із відеозаписом з нагрудної камери поліцейського, що є в матеріалах справи, в приміщенні суду, однак доказів, які б вказували, що захисник не мав змоги ознайомитися із вказаним відеозаписом в приміщенні суду, не надано.

2. Процесуальні аспекти реєстрації документів, поданих через «Електронний суд»

Відповідно до Положення про порядок функціонування окремих підсистем Єдиної судової інформаційно телекомунікаційної системи:

  1. Дата та час підписання документа в Електронному суді, а також дата та час його надсилання автоматично зберігаються і не підлягають корегуванню.
  2. Документи, що надійшли через Електронний суд, реєструються судами, іншими органами та установами в системі правосуддя в день їх надходження упродовж робочого дня або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, за загальними правилами реєстрації вхідної кореспонденції, визначеними Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та відповідними інструкціями з діловодства в судах чи в інших органах та установах у системі правосуддя.
  3. Відповідальний працівник суду або інших органу чи установи в системі правосуддя перед реєстрацією документів, що надійшли в електронній формі, повинен переконатися в тому, що такий документ доступний для перегляду. У разі неможливості відкрити (переглянути) документ він не реєструється, про що складається відповідний акт, примірник якого разом з відповідним повідомленням надсилається особі.
  4. У разі реєстрації отриманого документа до Електронного кабінету користувача автоматично надсилається відповідне повідомлення. В іншому випадку надсилається повідомлення із зазначенням причини відмови в реєстрації документа.
  5. Процесуальні документи, що надійшли напередодні розгляду справи або в день розгляду справи, після їх реєстрації в АСДС із зазначенням дати і часу отримання цих документів негайно передаються суддям, в провадженні яких знаходяться вказані справи, із зазначенням в АСДС дати і часу передачі та отримання цих документів.
  6. Документи, які отримано від учасників судового процесу або їх представників, безпосередньо під час судового засідання за резолюцією судді (судді доповідача) передаються для реєстрації до канцелярії суду не пізніше наступного робочого дня, після чого долучаються до матеріалів справи.

Судова практика:

  • Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду від 06.02.2025 року по справі № 520/33364/23: За доводами відповідача, систематичні обстріли міста зумовлюють перебої з електропостачанням та зв`язком, а тому відповідач був позбавлений можливості пересвідчитися у доставці апеляційної скарги, яка була створена 04.07.2024 через підсистему «Електронний суд». Між тим, Верховний Суд зауважує, що вказані скаржником обставини щодо перебоїв з електропостачанням та зв`язком не носили постійного, безперервного характеру, а тому не були перешкодою для того, щоб пересвідчитися у доставці апеляційної скарги.
  • Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду від 10 квітня 2025 року по справі № 320/42808/23: Матеріалами справи підтверджується та обставина, що представник позивача діяв добросовісно, завчасно подавши клопотання про відкладення розгляду справи, і це клопотання було отримано апеляційним судом через підсистему «Електронний суд» та зареєстровано до початку судового засідання. Відтак суд зобов`язаний був врахувати вказане клопотання при розгляді питання про можливість розгляду справи за відсутності представника позивача.
  • Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Касаційного господарського суду від 19 листопада 2024 року по справі № 759/4401/20: Відправлення документа заявником та його отримання судом не обов`язково є одномоментною подією та може не збігатися у часі; і для правильного обрахування строку визначальним є саме момент відправлення відповідного документа заявником за допомогою електронних засобів. Ототожнення понять «час реєстрації» та «час подання процесуальних документів» є необґрунтованим. Отже, у вирішенні процесуального питання- встановлення дати (часу) подання (пред`явлення) заяви (скарги) до суду потрібно враховувати, коли саме таку скаргу подав заявник, а не коли її було отримано та зареєстровано судом.
  • Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Касаційного господарського суду від 14 квітня 2025 року по справі № 904/2796/22: Матеріали оскарження ухвали у цій справі не містять доказів того, що надіслання апеляційної скарги Банку через підсистему «Електронний Суд» на адресу іншого суду відбулось внаслідок технічної несправності цієї підсистеми, а не внаслідок помилки користувача під час заповнення кроку «регіон та суд». Більш того, ключовим у питанні поважності причин пропуску строку на апеляційне оскарження, у цьому конкретному випадку, є те, що представник Банку, подавши апеляційну скаргу мав проявити розумну обачність та поцікавитись процесуальною «долею» поданої ним апеляційної скарги.
  • Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Третьої судової палати Касаційного цивільного суду від 29 квітня 2025 року по справі №757/33358/18-ц: Лише усні посилання на технічні проблеми у підсистемі «Електронний суд», за відсутності будь-яких доказів, не є підставою для подання апеляційної скарги електронною поштою з використанням електронного цифрового підпису адвоката.

3. Перебіг процесуальних строків при отримані документів у підсистемі «Електронний суд» та інструменти перевірки для відліку процесуальних строків

У цивільному, господарському та адміністративному процесі, якщо учасник справи має електронний кабінет, суд надсилає всі судові рішення такому учаснику в електронній формі виключно за допомогою Єдиної судової інформаційно-комунікаційної системи чи її окремої підсистеми (модуля), що забезпечує обмін документами. У разі відсутності в учасника справи електронного кабінету судові рішення надсилаються в паперовій формі рекомендованим листом із повідомленням про вручення.

Якщо судове рішення/повістку надіслано до електронного кабінету пізніше 17 години, судове рішення/повістка вважаються врученими у робочий день, наступний за днем їхнього відправлення, незалежно від надходження до суду повідомлення про їхнє доставлення.

Через формування в електронному кабінеті підсистеми «Електронний суд» «Картки руху документа» (п. 5.1.22 Інструкції користувача електронного суду ЄСІТС) можливо відслідковувати рух та стан документів, а саме:

  1. Стан документа;
  2. Дату створення (доставки в кабінет);
  3. Дату останнього коригування (оновлення);
  4. Дату підпису;
  5. Дату відправки до суду;
  6. Дату реєстрації в суді;
  7. Дату набрання законної сили (ДНЗС).

Судова практика:

  • Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Першої судової палати Касаційного цивільного суду від 21 травня 2025 року по справі №753/12715/23: Не підписаний електронний примірник повного тексту постанови суду не є підставою для обов`язкового скасування судового рішення з направленням справи на новий розгляд, оскільки паперовий текст судового рішення суддями підписаний.
  • Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду від 01.08.2025 року по справі № 320/4891/19: Оскільки реєстраційна картка в електронній справі, сформованій судом апеляційної інстанції, містила неправильні ідентифікаційні дані апелянта, направлення документів апеляційним судом у справі № 320/4891/19 в електронній формі здійснювалося в автоматичному порядку неналежній особі. Сукупність наведеного дає підстави для висновку про помилковість прийняття апеляційним судом довідки про доставку електронного листа (т. 2 а. с. 178) як належного доказу отримання Головним управлінням ДПС у м. Києві ухвали про залишення апеляційної скарги без руху.

Першоджерело - https://tinyurl.com/yp63pbjp