Подання процесуальних документів через підсистему «Електронний суд» вимагає від адвоката не лише дотримання загальних вимог процесуального законодавства, а й правильного використання технічних інструментів е-суду.
Згідно п. 26 Положення про порядок функціонування окремих підсистем Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи (далі – Положення ЄСІТС) визначено, що електронні документи створюються із застосуванням вбудованого текстового редактора шляхом заповнення форм документів, передбачених Інструкцією користувача Електронного суду, підписуються кваліфікованим електронним підписом (підписами) його підписувача (підписувачів) та надсилаються засобами відповідної підсистеми ЄСІТС.
Тривалий період часу суди фактично не звертали уваги на те, що процесуальні документи подаються у вигляді PDF‑додатків, створених поза межами вбудованого текстового редактора. Однак судова практика змінилася. Суди дедалі частіше відмовляють у прийнятті документів, створених із порушенням технічних вимог, що може мати прямі процесуальні наслідки для сторони.
Наприклад, в ухвалі Павлоградського міськрайонного суду Дніпропетровської області від 23 грудня 2025 року по справі 185/15615/25 (https://surl.li/enggyp) зазначено, що подача процесуальних документів (позов, відзив, відповідь на відзив, заперечення, пояснення, заяви (клопотання) з процесуальних питань і таке інше) у системі «Електронний суд», як додаток у PDF-форматі суперечить вимогам чинного законодавства, оскільки фактично процесуальний документ не скріплений підписом за допомогою ЄСІТС, а накладення електронного підпису на додатки до цього документа лише засвідчує їх справжність оригіналу. Тобто, процесуальний документ, поданий як додаток у PDF-форматі в системі «Електронний суд» вважається непідписаним, а тому не може бути прийнятим до уваги при розгляді справи.
У більшості випадків адвокат подає клопотання одночасно з позовом, зокрема:
• про забезпечення позову;
• про витребування доказів;
• про забезпечення доказів;
• про звільнення/зменшення судового збору;
• інші процесуальні заяви.
Раніше їх подавали окремими PDF-файлами, однак тепер такий спосіб створює ризик, що суд не прийме до розгляду клопотання у такому форматі.
З урахуванням обов’язковості використання вбудованого редактора існує три практичні варіанти.
Варіант 1. Включити текст клопотання до позовної заяви. Найбільш безпечний спосіб.
Переваги:
• документ створено у вбудованому редакторі;
• суд гарантовано розгляне клопотання разом із позовом.
Недолік:
• позов може стати надмірно об’ємним, особливо якщо клопотань кілька.
Варіант 2. Створити окремий документ у підсистемі «Електронний суд».
Алгоритм:
1. Створити новий документ у вбудованому редакторі.
2. У розділі «Атрибути» зазначити, що документ подається разом із позовною заявою.
3. Вказати реквізити позову (дата, назва, сторони, тощо).
Переваги:
• клопотання є окремим процесуальним документом;
• повністю відповідає п. 26 Положення ЄСІТС.
Недолік:
• до реєстрації позову суд може не одразу пов’язати документи.
Варіант 3. Подати клопотання після реєстрації позову.
Після присвоєння номеру справи адвокат може подати клопотання окремо, вже з посиланням на номер справи.
Переваги:
• документ гарантовано буде прив’язаний до конкретної справи;
• мінімізується ризик технічних помилок.
Недолік:
• не підходить для клопотань, які мають бути подані одночасно з позовом, якщо вони будуть зареєстровані в суді після відкриття провадження по справі.
На найближчі заходи лектора можна зареєструватись за посиланнями:
Вебінар Ефективний захист інтересів Відповідача у цивільному процесі через призму електронного судочинства https://surl.li/ufezij
Вебінар Цифрова взаємодія у виконавчому провадженні https://surl.li/zigbar
Вебінар Цифровізація виконавчого провадження: нові виклики та можливості https://surl.lt/qxbytc
Вебінар Ефективність та складнощі відеоконференцій в судових процесах https://surl.li/vomwzr
Пропонуємо Вашій увазі декілька цікавих публікацій лектора:
Цифровізація судового процесу: як фіксуються строки вручення документів https://surl.lu/xcbrhh
Нюанси направлення судових рішень через е-суд в огляді судової практики https://surl.li/snrupy