Штатний розпис — це не просто таблиця з посадами та цифрами. Для роботодавця це робочий інструмент управління персоналом, а для юриста — повноцінний доказ у трудових спорах і під час кадрових перевірок.
Хоча Кодекс законів про працю України (далі — КЗпП) наразі не містить визначення поняття «штатний розпис», на практиці цей документ відіграє ключову роль у трудових відносинах. При прийнятті на роботу роботодавець зобов’язаний інформувати працівника про умови праці, посаду, посадові обов’язки та розмір оплати праці (ст. 29 КЗпП). Під час зміни істотних умов праці або переведення можуть змінюватися посада, розмір оплати, підпорядкування тощо (ст. 32 КЗпП). А при звільненні у зв’язку зі скороченням — змінюється кількість посад або чисельність штату, а також можливе переведення працівника на іншу посаду за його згодою (п. 1 ч. 1 ст. 40, ст. 49-2 КЗпП). Саме штатний розпис є базовим документом, який визначає та фіксує такі зміни.
Тому навіть за відсутності прямої законодавчої вимоги у 2026 році штатний розпис залишається обов’язковим елементом кадрової системи. Це своєрідна «карта» підприємства: без неї неможливо ані ефективно керувати персоналом, ані безпечно планувати фонд оплати праці, ані впевнено захищати позицію роботодавця у трудових спорах.
ЯКЕ ЗНАЧЕННЯ МАЄ ШТАТНИЙ РОЗПИС
Штатний розпис належить до організаційно-розпорядчої документації. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджені наказом Міністерства юстиції України № 1000/5 від 18.06.2015 року, прямо відносять штатний розпис до організаційних документів, які підлягають обов’язковому створенню, затвердженню керівником та зберіганню.
Крім того, національний стандарт ДСТУ 4163:2020 визначає уніфіковану форму штатного розпису як виду управлінської документації (код форми 0101006).
У листі Міністерства праці та соціальної політики України № 162/06/187-07 від 27.06.2007 року штатний розпис визначено як письмовий внутрішній документ підприємства, що встановлює організаційну структуру, назви та кількість посад, чисельність персоналу, а також посадові оклади за кожною посадою.
Аналогічного підходу дотримується і Верховний Суд. Так, у постановах від 03.10.2024 року у справі № 766/1347/17 та від 29.06.2021 року у справі № 754/15156/15 штатний розпис визначено як документ, що встановлює для підприємства, установи чи організації структуру, штати та посадові оклади працівників.
Крім того, у постанові Верховного Суду від 27.02.2022 року у справі № 234/4623/20 зазначено, що штатний розпис має розроблятися на підставі внутрішніх організаційно-нормативних документів підприємства з урахуванням вимог нормативно-правових актів. Назви посад і професій повинні відповідати Класифікатору професій ДК 003:2010.
На мою думку, штатний розпис — це письмовий внутрішній організаційний документ підприємства, затверджений керівником або іншою уповноваженою особою, який встановлює організаційну структуру, перелік і назви посад, чисельність працівників за кожною посадою та розміри посадових окладів.
Для державних установ існують типові форми штатного розпису (наказ Мінфіну № 57 від 28.01.2002). Приватні компанії можуть розробляти форму самостійно, зазвичай використовуючи бюджетну форму як базу.
ОБОВʼЯЗКОВІСТЬ ЧИ НІ МАТИ ШТАТНИЙ РОЗПИС
До серпня 2025 року обов’язковість штатного розпису прямо випливала з ч. 3 ст. 64 Господарського кодексу України, яка втратила чинність 28.08.2025 року. Ця норма передбачала право підприємства самостійно визначати організаційну структуру, чисельність працівників та штатний розпис.
У КЗпП аналогічної норми не було і немає. Проте у серпні 2025 року Міністерство економіки України надало роз’яснення у листі від 19.08.2025 № 4701-05/55169-09, в якому зазначило, що відсутність прямої норми у КЗпП не скасовує обов’язковості штатного розпису. Затвердження штатного розпису є необхідним для всіх роботодавців незалежно від форми власності.
Аналогічну позицію висловила Державна служба з питань праці у листі від 07.08.2025 № 2983/2.3/2.1-25а, зазначивши, що штатний розпис є обов’язковим і після 28.08.2025 року.
Для усунення правової невизначеності 30 грудня 2025 року у Верховній Раді зареєстровано законопроєкт № 14343, яким пропонується доповнити КЗпП нормою про право підприємства самостійно визначати організаційну структуру, чисельність працівників та штатний розпис.
Верховний Суд у постанові від 27.02.2022 року у справі № 234/4623/20 також зазначив, що підприємство зобов’язане мати штатний розпис, оформлений належним чином.
ОСНОВНІ СКЛАДОВІ ШТАТНОГО РОЗПИСУ
Ідеальний штатний розпис – це не лише список посад та окладів, а добре продуманий документ, що відповідає законодавчим вимогам та потребам управління.
Перелічу ключові складові та вимоги до ідеального штатного розпису очима адвоката:
1. Структура підприємства і структурні підрозділи
Структура підприємства — це система взаємопов'язаних підрозділів підприємства, яка визначає його організаційну побудову, розподіл функцій, посад та підпорядкованість. Простіше кажучи, це “скелет” підприємства: з яких відділів воно складається, які посади передбачені, хто кому підпорядковується.
Штатний розпис повинен відображати фактичну структуру підприємства, яка складається зі структурних підрозділів, до якого входять посади. Посади групуються за структурними підрозділами (департаментами, відділами, управліннями, цехами тощо).
Структурний підрозділ — це частина підприємства, яка виконує певні функції та підпорядковується керівництву. Це можуть бути відділи, управління, цехи, сектори, філії, департаменти тощо.
Структурні підрозділи можуть поділяються:
- за функціями на: адміністративні (відділ кадрів, бухгалтерія), виробничі (цех, дільниця), сервісні (служба підтримки, логістика), допоміжні (канцелярія, архів, господарська частина).
- за рівнем: основні (напр. фінансовий відділ), внутрішні (наприклад, сектор усередині відділу), відокремлені (філії, представництва в іншому місті).
У трудовому законодавстві прямого визначення "структурний підрозділ" немає, але воно часто використовують у Положенні про службу діловодства, бухгалтерії, кадрову службу тощо; Накази міністерств (особливо для бюджетної сфери), де визначається порядок утворення та функціонування структурних одиниць.
У Правилах організації діловодства (наказ Мін'юсту №1000/5) зазначено, що організаційна документація визначає структуру, штатну чисельність та посадовий склад, в тому числі через положення про структурні підрозділи. У ДСТУ 4163:2020 структурне підрозділ згадується у формулюваннях щодо оформлення документів: у реквізитах часто зазначається назва структурного підрозділу, який створив документ.
2. Кількість та назви посад
Кожна посада має бути зазначена повною назвою, із зазначенням кількості штатних одиниць за цією посадою. Всі посади, які є на підприємстві, мають бути включені до штатного розпису.
Включаються всі штатні одиниці (основні, за сумісництвом, неповний робочий час, дистанційно тощо). Не включає роботи за цивільно-правовими договорами.
Назви посад у штатному розписі мають відповідати державному Класифікатору професій ДК 003:2010. Це важлива вимога, адже правильна назва посади гарантує коректне оформлення трудових відносин: трудової книжки, наказів, посадових інструкцій, звітності, і уникнення суперечностей у спорах щодо зміни умов праці, звільненні, і навіть при оформленні пенсії.
До Класифікатора професій періодично вносяться зміни в частині наз, угрупувань, кодів. Тому рекомендую роботодавцям слід уважно перевірити штатний розпис на 2026 на відповідність актуальному класифікатору: чи не залишилося в ньому застарілих назвав посад. Якщо є невідповідності – треба перейменувати посади згідно з новими стандартами (оформивши це наказом про внесення змін до штатного розпису).
Посади поза штатом — не передбачені трудовим законодавством. Такі “позаштатні посади” неможливі, бо суперечать базовим принципам оформлення трудових відносин.
У штатному розписі не вказуються прізвища працівників, лише назви посад (за потреби – із категоріями). Наприклад, якщо в лікарні є посади “Лікар-хірург вищої категорії” та “Лікар-хірург без категорії”, їх слід прописати окремо, адже категорія – це частина назви посади. Дозволяється використовувати похідних назв посад (головний, провідний, старший).
3. Фінансова частина: оклади та фонд оплати праці
Посадові оклади – одна з головних граф штатного розпису, які показують, скільки платитимуть (ставка) за кожною посадою. Для кожної посади зазначається місячний оклад (за повну ставку). У штатному розписі рекомендую вказувати повний оклад за ставкою, навіть якщо конкретний працівник працює на 0,5 ставки.
При встановленні окладів слід враховувати:
- оклад за повну ставку не може бути меншим за мінімальну зарплату;
- має відображатись саме тарифна ставка посади (посадовий оклад), а вже фактичну зарплату конкретного працівника за неповну робочу годину буде визначати пропорційно (це регулюється окремим наказом або трудовим договором),
- у бюджетній сфері може діяти єдина тарифна сітка,
- працівники за однією посадою (не рахуючи категорії) повинні мати однаковий посадовий оклад.
- зменшення посадових окладів, є зміною істотних умов праці, тому потребують дотримання процедури ст. 32 КЗпП.
ОФОРМЛЕННЯ ТА ВНЕСЕННЯ ЗМІН ДО ШТАТНОГО РОЗПИСУ
Затвердження штатного розпису.
Штатний розпис набуває чинності лише після затвердження керівником підприємства або уповноваженою особою. Оформляється шляхом видання наказу “Про затвердження штатного розпису”, до якого додається текст розпису станом на день його введення. На наказі та на самому штатному розписі проставляється дата та підпис керівника (із печаткою, якщо використовується).
Важливим питанням є - хто приймає рішення про затвердження та внесення зміни до штатного розпису. Для цього заглядаємо в статутні документи. Адже затверджувати та вносити зміни до штатного розпису (визначення організаційної структури, чисельності та штату тощо) має особа, яку уповноважено статутом або положенням підприємства (зазвичай це директор), але може бути і засновник.
Рішення щодо зміни штатного розпису приймає той, хто має повноваження змінювати структуру, чисельність та систему оплати праці.
Зміни до штатного розпису.
Зміни до штатки оформлюють окремим наказом (розпорядженням) директора або рішенням (протоколом) засновника.
Дата затвердження штатного розпису (або внесення змін) не тотожна даті введення його в дію. Дата затвердження штатного розпису - це дата наказу (розпорядження). Дата введення в дію вказується в тексті наказу (розпорядження). Наприклад, зміни до штатного розпису вводяться в дію з 01.03.2026 року.
Дата введення в дію штатного розпису має бути заздалегідь визначена (не “сьогодні на сьогодні”):
- якщо зміни не влпивають на зміну істотних умов праці працівників – то може бути 2-3 дні,
- якщо зміни впливають на зміну істотних умов праці працівників – 5-7 днів в період воєнного стану (ст. 32 КЗпП, ст. 3 Закону №2136),
- якщо скорочення чисельності або штату працівників – не раніше 2 місяці з моменту попередження працівників про вивільнення;
- якщо поновлення працівника на роботі за рішенням суду - негайне виконання після суду першої інстанції (ст. 235 КЗпП).
Зміни до штатного розпису можуть змінюватись за необхідності протягом всього y разі:
-ввeдення або виведення штатних одиниць,
-введення або виведення структурних одиниць (відділів, управлінь, департаментів тощо)
- скорочення штату або чисельності,
-зміни кількості штатних одиниць,
-зміни назви структурних підрозділів;
-зміни назви посад або приведення у відповідність до Класифікатора професій
-змiни розміру пoсадових окладів,
-зміни підпорядкування,
- змiни істотних yмов праці (назв пoсад, розрядів, категорій тoщо).
ЮРИДИЧНЕ ЗНАЧЕННЯ ШТАТНОГО РОЗПИСУ
Штатний розпис – це не просто формальність. Він має конкретне юридичне значення і часто є доказом при перевірках та вирішенні трудових спорів. Ось кілька ключових аспектів:
1) Підстава для прийому на роботу.
Наявність вакантної посади в штатному розписі є передумовою для прийняття нового працівника. Кадрова служба добирає персонал саме на вакантні посади, передбачені штатним розписом. Якщо потрібної посади у штатному розписі немає, роботодавець спершу вносити зміни до розпису (створює нову посаду), і лише потім оформлює прийняття на роботу. Таким чином, штатний розпис формалізує структуру і не дозволяє “довільно” створювати посади без відповідного рішення керівника.
2) Доказ у спорах про зміну істотних умов праці та оплати.
Зміна структури підприємства часто тягне за собою зміну істотних умов праці для працівників (ст. 32 КЗпП). Наприклад, зміну посадових обов'язків, перейменування посади або зменшення окладу. У таких справах суди також звертаються до штатного розпису: перевіряють, чи відбулися відповідні зміни у “штатці” (чи змінено назву посади, її категорію, розмір посадового окладу тощо).
Верховний Суд в Постанові від 24.01.2024 року у справі № 758/8646/20 встановив, що працівника перевели на іншу посаду з меншим окладом саме через введення нової організаційної структури та відповідні зміни у штатному розписі. Водночас у наказі про звільнення було зазначено іншу підставу – відмову від зміни умов оплати праці, встановлених внутрішнім актом (без прив'язки до штатного розпису). Це дало суду підстави критично оцінити дії роботодавця. Таким чином, будь-яке коригування посад чи окладів має бути закріплене у штатному розписі, інакше роботодавцю важко довести законність таких змін.
3) Документальне підтвердження при звільненні за скороченням.
Однією з найпоширеніших підстав звільнення є скорочення штату або чисельності (п.1 ч.1 ст.40 КЗпП). У таких спорах суди обов'язково перевіряють, чи справді відбулися зміни в організації виробництва і праці – зокрема, чи було фактично скорочено посади чи кількість працівників, чи змінилась структура тощо.
Верховний Суд у постановах від 18.08.2021 № 659/51/20, від 02.10.2019 № 127/1778/18, від 04.03.2021 № 753/11171/19, від 31.03.2021 № 554/3264/18 неодноразово наголошував, що у справах про вивільнення суди мають здійснювати порівняння штатних розписів: для встановлення реальних змін в організації виробництва і праці; для встановлення реального скорочення чисельності або штату працівників; для встановлення вакантних посад на момент попередження працівника про вивільнення та на момент його звільнення.
4) Повернення до штатного розпису посади, яку було скорочено
У разі прийняття судом рішення про визнання незаконним звільнення за скороченням та поновлення на роботі повернення посади (поновлення на посаді) відбувається:
- або введенням посади скороченого працівника шляхом внесення змін у штатний розпис та поновлення працівника на раніше займаній посаді, тобто видати наказ про внесення змін на підставі рішення суду,
- або шляхом поновлення на рівнозначній посаді (яка є в штатному розписі).
Про це неодноразово писав Верховний Суд у Постановах від 21.05.2025 року по справі №357/2597/22, № 947/25509/21, №947/9470/21, №947/1843/21.
Таким чином, штатний розпис у 2026 році — це не формальність і не «пережиток минулого», а ключовий юридичний та управлінський документ роботодавця. Саме він лежить в основі законного прийняття, переведення, зміни умов праці та звільнення працівників, а також є одним із головних доказів у трудових спорах і під час перевірок.