Лектор докладно проаналізувала разом з учасниками типові помилки та судова практика щодо застосування Електронного суду, а саме:

• 1. Окружні прокуратури та інші організації, які не мають коду ЄДРПОУ, зареєстровані в ЕС.
• 2. Основні моменти, що потребують уваги при використанні КЕП під час роботи із підсистемою «Електронний суд».
• 3. Відсутність матеріалів в електронній справі як перешкода реалізації права на судовий захист.
• 4. Процесуальні аспекти реєстрації документів, поданих через «Електронний суд».
• 5. Нюанси та складнощі відеоконференцій в судових процесах.

У рамках характеристики Електронного суду акцентовано на наступному:

1. Окружні прокуратури та інші організації, які не мають коду ЄДРПОУ, зареєстровані в ЕС

Якщо установи в яких відсутній код в ЄДР не мають вже сформованих умовних кодів ЄДРПОУ (наприклад, для внутрішнього використання відокремленими підрозділами), пропонується таким установам сформувати код за принципом: код ЄДРПОУ основного підрозділу + 2 додаткові цифри.

Приклад:

• Київська міська прокуратура – 02910019;
• Голосіївська окружна прокуратура міста Києва – 0291001921;
• Печерська окружна прокуратура міста Києва – 0291001926;

2. Основні моменти, що потребують уваги при використанні КЕП під час роботи із підсистемою «Електронний суд»

1. Під час авторизації необхідно із переліку обрати Кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, що видав КЕП.

2. Для авторизації потрібен діючий КЕП (зазвичай строк дії ключа 1-2 роки).

3. Не допускається використання іншого КЕП під час підписання документів в підсистемі «Електронний суд» аніж той, що використовувався під час авторизації.

Документи, підписані кваліфікованим електронним підписом (КЕП), допускається завантажувати до підсистеми «Електронний суд» у форматі zip-архіву як додаток до процесуальних документів.

Судова практика:

• Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду від 25.04.2024 по справі № 320/11913/22: Отримана судом в електронній формі скан-копія паперової позовної заяви від імені ТОВ, яка не містила оригіналу власноручного підпису директора та не була скріплена його електронним підписом, не відповідає статусу належного процесуального документа, який підлягає розгляду судом по суті порушених у ньому питань. Накладення на цей документ електронного цифрового підпису іншої особи не усуває вказаного недоліку. Відповідно, суди попередніх інстанцій дійшли правильного висновку, що надісланий електронний документ не мав сили оригіналу, оскільки був підписаний з порушенням порядку, встановленого законом, а відтак, прирівнюється до непідписаного.

• Ухвала Верховного Суду у складі судді-доповідача Касаційного адміністративного суду Смоковича М. І. від 16 серпня 2024року по справі№ 160/20796/22: З матеріалів касаційної скарги вбачається, що її фотокопія надіслана суду касаційної інстанції в електронному вигляді без обов`язкового скріплення власним електронним підписом та без використання підсистеми «Електронний суд»- представником відповідача. Хоча заява/клопотання щодо надіслання касаційної скарги із додатками у справі № 160/20796/22 сформована за допомогою підсистеми «Електронний суд». Разом з цим, відомості про сформування автором касаційної скарги в підсистемі «Електронний суд» відсутні, що свідчить про використання представником відповідача непередбаченого чинним процесуальним законодавством способу звернення до Верховного Суду із касаційною скаргою, а також позбавляє Суд можливості перевірити дотримання ним вимог щодо обов`язкового підписання касаційної скарги.

3. Відсутність матеріалів в електронній справі як перешкода реалізації права на судовий захист

У разі подання до суду документів в електронній формі учасник зобов’язаний у випадках, визначених процесуальним законодавством, надати доказ надсилання іншим учасникам справи копій поданих до суду документів (п. 29 Положення про порядок функціонування окремих підсистем Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи).

Якщо інший учасник справи зобов’язаний зареєструвати електронний кабінет, але не зареєстрував його, учасник справи, який подає документи до суду в електронній формі з використанням електронного кабінету, звільняється від обов’язку надсилання копій документів такому учаснику справи. Суд, направляючи такому учаснику справи судові виклики і повідомлення, ухвали у випадках, передбачених процесуальним Кодексом, зазначає у цих документах про обов’язок такої особи зареєструвати свій електронний кабінет та можливість ознайомлення з матеріалами справи через Єдину судову інформаційно телекомунікаційну систему або її окрему підсистему (модуль), що забезпечує обмін документами. Зазначене не розповсюджується при розгляді адміністративних справ на учасників, які є суб’єктами владних повноважень (ч. 9 ст. 44 КАС України, ч. 7 ст. 43 ЦПК України, ч. 7 ст. 42 ГПК України).

Відповідно до п. 124 Положення про порядок функціонування окремих підсистем Єдиної судової інформаційно телекомунікаційної системи у разі надходження заяви учасника справи щодо ознайомлення з матеріалами справи чи окремими документами в електронному вигляді через підсистему «Електронний суд» суд, який отримав таку заяву, забезпечує сканування відповідних матеріалів справи чи окремих документів у паперовій формі, що перебувають у такому суді, та долучає їх до матеріалів електронної судової справи. У разі відсутності відповідного клопотання учасника справи суд забезпечує сканування матеріалів справи в паперовій формі та долучення їх до матеріалів електронної судової справи з урахуванням наявних у суді можливостей та в разі передання справи до суду іншої інстанції.

Судова практика:

• Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Першої судової палати Касаційного цивільного суду від 29 січня 2025 року по справі №752/23008/23: Суд зобов`язаний був завантажити в систему ЄСІТС матеріали цивільної справи. Натомість, районний суд не лише не завантажив матеріали справи в систему ЄСІТС, а й взагалі не відповів на заяву відповідачки, що вочевидь перешкодило ОСОБА_1 в ознайомленні з матеріалами справи та подання відзиву на позов, що є суттєвим порушенням її права та обов`язків, передбачених нормами ЦПК України, а також вимоги статті 6 Конвенції щодо справедливого судового розгляду.

• Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Касаційного господарського суду від 14 жовтня 2024 року по справі № 910/19592/23: Права відповідача, який не зареєстрував електронний кабінет, не порушуються у разі не направлення йому позивачем паперової копії позовної заяви при поданні позову з використанням підсистеми «Електронний суд». Відповідач несе певні негативні наслідки невиконання обов`язку з реєстрації електронного кабінету. Ці наслідки прямо передбачені ГПК України, вони є збалансованими та пропорційними, тобто не порушують основоположні принципи господарського процесу.
• Якщо в матеріалах справи містяться документи в електронній формі, суд має забезпечити ознайомлення з такими документами в приміщенні суду з використанням відповідних засобів інформатизації за наявності технічної можливості (п. 126 Положення про порядок функціонування окремих підсистем Єдиної судової інформаційно телекомунікаційної системи).

• Постанова Турійського районного суду Волинської області від 06 грудня 2024 року по справі № 169/1111/24: До обов`язку суду при надходженні заяви учасника справи щодо ознайомлення з матеріалами справи в електронному вигляді через підсистему «Електронний суд» належить забезпечення сканування відповідних матеріалів справи саме у паперовій формі. Зміст заяви також свідчить про те, що стороні захисту була надана можливість ознайомитися із відеозаписом з нагрудної камери поліцейського, що є в матеріалах справи, в приміщенні суду, однак доказів, які б вказували, що захисник не мав змоги ознайомитися із вказаним відеозаписом в приміщенні суду, не надано.

4. Процесуальні аспекти реєстрації документів, поданих через «Електронний суд»

Дата та час підписання документа в Електронному суді, а також дата та час його надсилання автоматично зберігаються і не підлягають корегуванню (п. 28 Положення про порядок функціонування окремих підсистем Єдиної судової інформаційно телекомунікаційної системи).

Документи, що надійшли через Електронний суд, реєструються судами, іншими органами та установами в системі правосуддя в день їх надходження упродовж робочого дня або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, за загальними правилами реєстрації вхідної кореспонденції, визначеними Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та відповідними інструкціями з діловодства в судах чи в інших органах та установах у системі правосуддят(п. 39 Положення про порядок функціонування окремих підсистем Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи).

Відповідальний працівник суду або інших органу чи установи в системі правосуддя перед реєстрацією документів, що надійшли в електронній формі, повинен переконатися в тому, що такий документ доступний для перегляду. У разі неможливості відкрити (переглянути) документ він не реєструється, про що складається відповідний акт, примірник якого разом з відповідним повідомленням надсилається особі (п. 40 Положення про порядок функціонування окремих підсистем Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи).

У разі реєстрації отриманого документа до Електронного кабінету користувача автоматично надсилається відповідне повідомлення. В іншому випадку надсилається повідомлення із зазначенням причини відмови в реєстрації документат(п. 41 Положення про порядок функціонування окремих підсистем Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи).

Процесуальні документи, що надійшли напередодні розгляду справи або в день розгляду справи, після їх реєстрації в АСДС із зазначенням дати і часу отримання цих документів негайно передаються суддям, в провадженні яких знаходяться вказані справи, із зазначенням в АСДС дати і часу передачі та отримання цих документів (п. 13 Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України).

Документи, які отримано від учасників судового процесу або їх представників, безпосередньо під час судового засідання за резолюцією судді (судді доповідача) передаються для реєстрації до канцелярії суду не пізніше наступного робочого дня, після чого долучаються до матеріалів справи (п. 14 Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України).

Статуси заяв електронного суду:

• «Чернетка». На даному етапі дозволяється редагувати заяву шляхом переміщення на різні кроки її формування.
• «Підписання». На даному етапі дозволяє лише підписати заяву та направити її до суду. Редагування заяви на статусі «Підписання» неможливе.
• «Відправлено». Статус вказує на те, що заяву було підписано та направлено до суду.
• «Надіслано сторонам». Статус вказує на те, що заяву було направлено лише сторонам. Для відправки до суду необхідно натиснути кнопку Підписати та відправити до суду.
• «Доставлено» (синім кольором). Статус вказує на те, що заява очікує на прийняття АСДС суду, до якого вона була направлена.
• «Доставлено» (блакитним кольором). Статус вказує на те, що заяву було успішно прийнято до АСДС суду.
• «Помилка обробки». Даний статус мають заяви, які не були доставлені до АСДС суду. Вказані статуси можуть виникати внаслідок нестабільної роботи мережі під час відправки заяв до АСДС суду як на стороні користувача, так і на стороні АСДС. У разі виникнення такого статусу, користувачеві необхідно звернутись до служби технічної підтримки за номером 044-492-70-10, оскільки ситуація потребує окремого аналізу.

Помилка обробки може бути:

1. Помилкою відправлення – виникає внаслідок некоректної роботи мережі користувача;
2. Помилкою отримання – виникає внаслідок некоректної роботи мережі в суді;
3. Помилкою реєстрації – виникає в АСДС під час реєстрації (має різний характер).

• «Відмовлено в реєстрації». Статус з’являється внаслідок відмови в реєстрації заяви в АСДС суду за певних причин. Текст причини відмови має надходити користувачеві на електронну адресу у розділ «Повідомлення» електронного кабінету.
• «Зареєстровано». Статус відображається у разі реєстрації справи на основі поданої заяви в АСДС суду. У подальшому, справа, що була зареєстрована, а також всі документи, що були додані до справи, будуть відображатись у розділі «Справи».

Судова практика:

• Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду від 06.02.2025 року по справі № 520/33364/23: За доводами відповідача, систематичні обстріли міста зумовлюють перебої з електропостачанням та зв`язком, а тому відповідач був позбавлений можливості пересвідчитися у доставці апеляційної скарги, яка була створена 04.07.2024 через підсистему «Електронний суд». Між тим, Верховний Суд зауважує, що вказані скаржником обставини щодо перебоїв з електропостачанням та зв`язком не носили постійного, безперервного характеру, а тому не були перешкодою для того, щоб пересвідчитися у доставці апеляційної скарги.

• Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду від 10 квітня 2025 року по справі № 320/42808/23: Матеріалами справи підтверджується та обставина, що представник позивача діяв добросовісно, завчасно подавши клопотання про відкладення розгляду справи, і це клопотання було отримано апеляційним судом через підсистему «Електронний суд» та зареєстровано до початку судового засідання. Відтак суд зобов`язаний був врахувати вказане клопотання при розгляді питання про можливість розгляду справи за відсутності представника позивача.

• Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду від 30 квітня 2025 року по справі № 380/12124/23: Суд апеляційної інстанції, відмовляючи у відкритті апеляційного провадження, зазначив, що дійсно апеляційна скарга була сформована апелянтом в електронному суді 05.03.2024, однак надіслана на адресу апеляційного суду лише 24.04.2024, що підтверджує скриншот з системи діловодства спеціалізованого суду, згідно з яким видно, що указана апеляційна скарга надійшла 24.04.2024. Проте в матеріалах справи зазначений доказ відсутній, що не дає суду касаційної інстанції можливості підтвердити або спростувати такий висновок суду апеляційної інстанції, що указує на його передчасність.

• Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Третьої судової палати Касаційного цивільного суду від 29 квітня 2025 року по справі №757/33358/18-ц: Лише усні посилання на технічні проблеми у підсистемі «Електронний суд», за відсутності будь-яких доказів, не є підставою для подання апеляційної скарги електронною поштою з використанням електронного цифрового підпису адвоката.

5. Нюанси та складнощі відеоконференцій в судових процесах

Нормативно-правовими актами ДСА України затверджується робота з технічними засобами фіксування судового засідання під час здійснення судового засідання.

Інструкція користувача підсистеми відеоконференцзв’язку розробляється адміністратором ЄСІТС та розміщується на вебсторінці технічної підтримки користувачів ЄСІТС за вебадресою wiki.court.gov.ua.

Особливості вчинення окремих процесуальних дій з використанням підсистеми відеоконференцзв’язку визначаються процесуальним законодавством.

Судове провадження може здійснюватися у режимі відеоконференції під час трансляції з іншого приміщення, у тому числі яке знаходиться поза межами приміщення суду (дистанційне судове провадження), у разі:

• неможливості безпосередньої участі учасника кримінального провадження в судовому провадженні за станом здоров’я або з інших поважних причин;
• проведення допиту малолітнього або неповнолітнього свідка, потерпілого;
• необхідності забезпечення безпеки осіб;
• необхідності вжиття таких заходів для забезпечення оперативності судового провадження;
• введення воєнного стану або під час карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України;
• наявності інших підстав, визначених судом достатніми.

Суд ухвалює рішення про здійснення дистанційного судового провадження за власною ініціативою або за клопотанням сторони чи інших учасників кримінального провадження.

У разі якщо сторона кримінального провадження чи потерпілий заперечує проти здійснення дистанційного судового провадження, суд може ухвалити рішення про його здійснення лише вмотивованою ухвалою, обґрунтувавши в ній прийняте рішення.

Суд не має права прийняти рішення про здійснення дистанційного судового провадження, в якому поза межами приміщення суду перебуває обвинувачений, якщо він проти цього заперечує, крім випадків здійснення дистанційного судового провадження в умовах воєнного стану.

Учасник кримінального провадження подає клопотання про участь у судовому засіданні в режимі відеоконференції поза межами приміщення суду не пізніше ніж за п’ять днів до судового засідання.

Копія клопотання в той самий строк надсилається іншим учасникам кримінального провадження.

У разі технічної неможливості участі в відеоконференції поза межами приміщення суду з використанням власних технічних засобів, переривання зв’язку в учасника кримінального провадження, участь якого є обов’язковою, суд відкладає судовий розгляд. Якщо технічна неможливість участі в відеоконференції поза межами приміщення суду з використанням власних технічних засобів, переривання зв’язку мають ознаки зловживання правом з метою затягування судового розгляду, суд своєю вмотивованою ухвалою може позбавити учасника кримінального провадження права участі в відеоконференції поза межами приміщення суду з використанням власних технічних засобів у цьому кримінальному провадженні.

Особа, яка тримається в установі попереднього ув’язнення або установі виконання покарань, може брати участь у судовому засіданні в режимі відеоконференції у приміщенні такої установи за допомогою її технічних засобів та з використанням власного кваліфікованого електронного підпису. У разі відсутності власного кваліфікованого електронного підпису участь особи у судовому засіданні в режимі відеоконференції здійснюється з використанням електронного кабінету установи або кабінету її службової особи. Технічну можливість участі у відеоконференції, належну якість зображення та звуку, інформаційну безпеку тощо забезпечує така установа

Допит свідка, потерпілого, спеціаліста може здійснюватися у судовому засіданні в режимі відеоконференції виключно у приміщенні суду, визначеному судом.

У виключних випадках в умовах воєнного або надзвичайного стану суд має право допитати свідка, потерпілого в судовому засіданні в режимі відеоконференції поза межами приміщення суду з використанням власних технічних засобів у порядку.

Особа, якій забезпечується захист, може бути допитана в режимі відеоконференції з такими змінами зовнішності і голосу, за яких її неможливо впізнати.

Участь у судовому засіданні в режимі ВКЗ з мобільного телефону. Якщо виникають проблеми під час тестування обладнання на сайті vkz.court.gov.ua (не відображається ваше власне зображення), переконайтеся, що у вас вимкнений режим енергозбереження батареї в налаштуваннях.

Помилка відображення відео в тестуванні обладнання, на початку конференції або через деякий проміжок часу після початку:

Можливі наслідки: зависання зображення та відсутність звуку, чорний або білий екран замість зображення, повна відсутність зображення.

Рішення: відключити апаратне прискорення в браузері.

Участь у судовому засіданні в режимі ВКЗ у корпоративній мережі: Для коректної роботи необхідно вимкнути VPN та перевірити внутрішні налаштування корпоративної мережі інтернет (можливі внутрішні обмеження щодо потокового відео).

У разі тимчасової недоступності підсистеми «Електронний суд» авторизація для участі у відеоконференції можлива безпосередньо через вебсайт https://vkz.court.gov.ua або за гіперпосиланням із електронного листа запрошення, отриманого для попереднього судового засідання.

Судова практика:

• Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Касаційного господарського суду від 23.03.2023 року по справі № 905/2371/21: Процесуальне законодавство не містить приписів, які унеможливлювали б звернення до суду з єдиним (одним) клопотанням (заявою) щодо участі у всіх судових засіданнях по справі в режимі відеоконференції або передбачали звернення виключно з окремим клопотанням (заявою) щодо кожного судового засідання.

• Постанова Верховного Суду у складі суддів Касаційного господарського суду від 28.05.2025 року по справі № 870/12/24: Доводи скаржника про порушення його права на участь у розгляді справи у суді першої інстанції колегія суддів вважає необґрунтованими, оскільки ухвалою Західного апеляційного господарського суду від 01.10.2024 задоволено заяву відповідача про участь в режимі відеоконференції лише в судовому засіданні 07.10.2024 (про що зазначено в пункті 2 резолютивної частини цієї ухвали), а доказів повторного звернення представником ТОВ із заявою про участь в режимі відеоконференції у засіданні 24.03.2025 матеріали справи не містять, як і не містять доказів на підтвердження доводів про те, що представник відповідача дійсно в день засідання 24.03.2025 авторизувався на сайті vkz.court.gov.ua та очікував запрошення від суду, який, у свою чергу, не вийшов на зв`язок.

• Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Другої судової палати Касаційного цивільного суду від 19.03.2025 року по справі № 2602/5125/12: Суд проігнорував власне судове рішення про участь особи у розгляді справи у режимі відеоконференції, оскільки матеріали справи не містять даних про те, що адвокату надано 11 липня 2024 року можливість участі у розгляді справи у режимі відеоконференції або, що вона не здійснила таку участь у режимі відеоконференції із власної ініціативи. За таких обставин, Верховний Суд дійшов висновку, що встановлені обставини обмеження права сторони відповідача ОСОБА_2 на участь у апеляційному перегляді справи № 2602/5125/12 є достатньою підставою для скасування постанови Київського апеляційного суду від 11 липня 2024 року в оскаржуваній частині.

• Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Другої судової палати Касаційного цивільного суду від 30.04.2025 року по справі № 404/2456/21: Верховний Суд звертає увагу на те, що саме заявник самостійно обрав для себе зручний для нього спосіб участі в судовому засіданні – режим відеоконференції, суд створив йому належні технічні можливості. Однак обов`язок забезпечити безперебійне інтернет-з`єднання та справність власних технічних засобів покладається на сторони. За таких обставин, право заявника на доступ до правосуддя не є порушеним. Заявник не довів, що під час проведення відеоконференції саме судом було втрачено технічну можливість забезпечення її проведення.

Першоджерело - https://tinyurl.com/4tk9duay