Якщо виникає суперечка з фізичною або юридичною особою, наприклад, через суму коштів або невиконані послуги, то ми, безумовно, намагаємося розв'язати проблему і навіть звернутися до суду, якщо доведеться. Правники, у більшості випадків, точно порадять у такому випадку надсилати (should send), а в деяких випадках навіть обов'язково (must send) лист-претензію.

Почнемо з перекладу цього терміну. Отже, на юридичну англійську мову лист-претензія, досудова претензія, досудова вимога перекладається як demand letter, letter before action або pre-action letter.

Цікаво, що, наприклад, в Канаді лист-претензія англійською мовою звучить як “lawyer’s letter” or “formal notice” або на французькою мовою як a “mise en demeure.”

Demand letter – це один з видів ділової кореспонденції. Його використовують як письмове висловлювання заперечень стороні, що неякісно виконала будь-які зобов’язання або порушила якісь домовленості.

Отже, demand letter, letter before action is a formal notice demanding that the recipient perform a legal obligation to avoid being taken to court, eg pay a sum of money or perform an obligation under a contract. EX. ˮThe law firm advised him not to send a demand letter unless he had the time and resources to take legal actionˮ.

Мета написання Demand letter — передати наявну інформацію про ситуацію адресату, чітко проінформувати його про реальні наслідки в разі невиконання висунутих вимог. Листу часто передують попередні усні переговори, які не привели до вирішення ситуації.

Вважається, що Demand letter — правильний крок у розв'язанні проблеми, тому що з моменту його складання він може стати документом, що має юридичну силу, якщо справа дійде до судового розгляду. Це основна причина, через яку необхідно скласти листа правильно.

Цей юридичний документ, як правило, має офіційний і діловий характер.

Якщо такий лист укладено адвокатом, то Demand letter пишеться на фірмовому бланку юридичної компанії в повнотекстовому стилі, що означає, що всі рядки починаються з лівого поля. Зазвичай такий лист має формальне привітання та завершення.

Крім цього, Demand letter може бути підписаний адвокатом, якщо він є укладачем листа, або безпосередньо стороною, якій завдано шкоди. Зазвичай, Demand letter надсилається поштою.

Цікавим є факт, що Demand letter повинен бути надісланий до того, як може бути ініційований судовий процес. У Сполучених Штатах Америки цей лист повинен відповідати вимогам Закону про добросовісну практику стягнення боргів (Fair Debt Collection Practices Act). Це означає, що стягувач не може погрожувати боржникові, використовувати нецензурну лексику, висувати необґрунтовані претензії або видавати себе за адвоката чи поліцейського, якщо він ним не є.

У США, якщо відповідача в судовому процесі представляє адвокат, Demand letter має бути надісланий безпосередньо цьому адвокату. Це означає, що позивач або особа, яка подає позов, не повинна самостійно ініціювати таке листування. Будь-які відповіді адвоката відповідача також мають бути адресовані адвокату позивача.

Особа, яка отримала Demand letter, повинна уважно прочитати його та при можливості залучити правника з метою досягнення врегулювання описаного в листі конфлікту. Такі дії в більшості випадків допоможуть вирішити ситуацію без судового розгляду.

Be careful! Before you sit down to write your demand letter, remember that you have a duty to consider ways to settle your dispute other than going to court, such as negotiation and mediation.

Практичні поради укладачеві Demand letter:

— Використовуйте Plain English для того, щоб лист був зрозумілим не тільки правникові, тобто не перенасичуйте його юридичною термінологією та складними конструкціями.

— Балансуйте між стислим стилем і достатньою деталізацією ситуації.

— Будьте ввічливі та уникайте особистих нападок на опонента.

— Уникайте поширених помилок, таких як використання лексики, що підбурює вчиняти ті чи інші дії, та спотворення фактів та/або закону.

— Адаптуйте формат і зміст Demand letter таким чином, щоб він включав глибокий аналіз ситуації, яка виникла між сторонами.

— Перед написанням Demand letter проаналізуйте приклади таких листів.

Структура Demand letter

Звертаю увагу, що при написанні Demand letter зазвичай дотримуються правил складання офіційних листів.

• Вступна частина:

-визначте свої представницькі повноваження та чітко сформулюйте мету листа.

Наприклад,

• ˮWe represent Instinctive Sports (“IS”), a leading manufacturer of professional athletic shoesˮ.
• ˮWe are instructed by Shark Computing Supplies Ltd to seek recovery of sums unpaid on an invoice dated 29 December 2011, a further copy of which we enclose for your referenceˮ.
• Основна частина:

-викладіть юридичні та фактичні підстави для ваших вимог, а потім викладіть ваші вимоги, супроводжуючи їх прихованою або явною погрозою вжити певні юридичні дії, якщо вимоги не будуть виконані. Перерахуйте наслідки, які виникли в результаті порушення зобов’язань адресатом.

— обов'язково пропишіть фразу without prejudice (зокрема, у випадку судового позову, цей вираз може дозволити укладачеві листа доповнити деталі справи новою інформацією або більш детально розповісти про певні обставини, про які такий укладач листа не зазначив під час написання Demand letter).

Without prejudice — without having any effect on another right or claim. Ex. My client accepts your initial compensation payment without prejudice to any further legal action she may decide to take.

Крім цього, варто звернути увагу, що вираз without prejudice перекладається на українську мову як залишаючи за собою право, не обмежуючи в праві; без визнання відповідальності або без визнання зобов’язання (фраза використовується у такому сенсі під час переговорів щодо врегулювання претензії); документ, який має такий заголовок, не може бути залучений до справи без згоди обох сторін.

— пред’явіть вимоги, які зобов’язаний буде задовольнити одержувач: замінити товар, зменшити вартість, виправити недоліки, оплатити усунення того, що зламалось, повернути витрачені кошти та інше.

Наприклад,

• ˮAccordingly, we seek your prompt written assurance that (1) you have ceased publication, distribution, transmission, or dissemination of any information, goods, or services under the name “is.nu,” or any other name confusingly similar thereto; and (2) you will either delete the domain name “is.nu” from the domain name registry or immediately transfer the name to ISˮˮ.

— вкажіть терміни виконання, грошову суму.

Наприклад,

• ˮYou will note that as at today’s date the sum of £ 100,00 is outstanding ˮ.
• ˮAccordingly, we seek your prompt written assurance that (1) you have ceased publication, distribution, transmission, or dissemination of any information, goods, or services under the name “is.nu,” or any other name confusingly similar thereto; and (2) you will either delete the domain name “is.nu” from the domain name registry or immediately transfer the name to ISˮ.

-перерахуйте заходи, які будуть вжиті, при незадоволенні прохання.

Наприклад,

• ˮPlease respond by no later than November 17 2011. If we do not have your written agreement by that date, ____ will commence legal proceedings without further noticeˮ.
• ˮAlternatively, we will commence a civil action, seeking injunctive relief, damages, and attorneys’ feesˮ.
• ˮWe write to advise that we are instructed to commence court proceedings to recover the debt, together with accrued interest and costs, unless payment in full is received by our client within the next 14 daysˮ.

Щоб претензії не були необґрунтованими, потрібно посилатися на офіційні документи, закони, укази, нормативні акти. Неодмінна умова — точна назва зазначених документів, пунктів, дат, а далі можна процитувати уривки з них. Перерахуйте наслідки, які виникли в результаті порушення зобов’язань адресатом.

Текст листа повинен бути коректним і обґрунтованим. Факти необхідно викладати чітко й об’єктивно, пред’являючи вагомі для адресата аргументи. Слід уникати довгих словосполучень, більше використовувати прості речення. В листі неприпустимі граматичні та пунктуаційні помилки, фрази з залякуванням і шантажем.

Лист пишеться на аркушах стандартного формату A4 з альбомною орієнтацією і нумерацією сторінок.

• Завершальна частина:

Наприкінці лист візується підписом відправника з розшифровкою (наприклад, ПІБ, посада, тощо) та датою складання.

При необхідності лист завіряється печаткою.

Важливо! Крім прописаних вимог до листа повинні додаватися підтверджуючі документи — копії чеків, накладних, актів, гарантій, паспорта товару і т.д. Чим більше доданих документів, що підтверджують вашу правоту, тим більше шансів на успішне вирішення претензії. У додатку до листа перерахуйте всі прикріплені до нього документи, де вказані їх назви та кількість аркушів у кожному з них.

А зараз хочу навести приклад листа-претензії, з поясненнями щодо його структури, написаний адвокатом від імені клієнта.

Text analysis: Letter before action

Dear Sirs

Our client: Jaycee Loushe

• An initial reference to the instructing client

1. We are instructed by Ms Loushe in connection with her employment with your company.

• The instructing client's complaint

2. We understand that our client has been employed by you since 15 August 2017, and that on 26 September, while attending to her duties with a colleague, she was accused by Mr. David Tyler of stealing confidential information from your offices. Our client strenuously denies these accusation.

• An outline of any evidence supporting the instructing client's view

3. We are informed that there had been no previous criticism of our client's work. In fact, Mr. Tyler recently informed her that she was a positive asset to the company and suggested that a promotion, together with a substantial increase in her remuneration, would shortly be forthcoming.

• Details of the legal remedies avaliable

4. In light of your actions of 26 September, it is clear that our client would be fully entitled to resign and bring a tribunal claim for constructive dismissal. Due to the circumstances under which the allegations against our client were made, we have also asked Ms Loushe that she would stand excellent prospects of success should she decide to pursue a claim for exemplary damages and /or defamation.

• What must be done to avoid legal action

5. However, our client would be prepared to discuss alternative means by which this matter might be resolved. Our instructions are to commence proceedings against you if we do not receive satisfactory proposal for settlement this matter within 14 days.

Yours faithfully, ___

На найближчі заходи з підвищення кваліфікації з Людмили Колодник, керівниці Центру правничої лінгвістики ВША НААУ можна зареєструватись за посиланням:

Legal English: workshop “Modern Letter writing”: https://bit.ly/3DfbABO

Вебінар: Legal english: structure of a commercial contract: https://bit.ly/3d5wjwX

Legal English: workshop “Modern letter and email writing: style, tone, abbreviations” (TOP-10 common letter writing mistakes): https://bit.ly/3U8MydA

Legal English: workshop “Applying for a legal position: application letters and forms, CV”: https://bit.ly/3Qynfyi